Cómo segurizar la información de los clientes en el trabajo remoto
En estos días donde las modalidades de trabajo han cambiado, es muy importante mantener el entorno laboral y la información de nuestros clientes bajo mínimos estándares de seguridad.
Hoy por motivos de confinamiento social que nos exige la pandemia del COVID-19 muchas organizaciones se encuentran trabajado bajo la modalidad de home office, una consecuencia de esta crisis sanitaria. Gracias a ello muchas empresas han podido mantener por mínimo que sea, su nivel de trabajo pero para otras ha implicado una readaptación precipitada en sus formas de trabajo incluso sin contar con las herramientas o el adoctrinamiento de sus colaboradores para poder hacerlo.
Si bien la tecnología para implementar el uso del escritorio remoto está disponible ya desde hace años, la empresas en su gran mayoría no están preparadas culturalmente para dar el paso y amalgamarse con el sistema, es más una barrera política de gestión del negocio que de herramientas tecnológicas. No solo debemos estar preparado para dar el paso sino que una vez marcado el rumbo los directivos de las organizaciones deben comprometerse con el proyecto y contagiar sinérgicamente a sus colaboradores.
Existen estándares de seguridad que nos permitirán realizar nuestro trabajo con relativa tranquilidad evitando perdida de información por realizar procedimientos improvisados, acá algunas sugerencias:
- conectar a un servidor central por VPN (virtual private network) y no por RDP (remote desktop panel) ya que en el primero el trafico de la información es encriptado para viajar en la red mientras que el segundo el servidor se encuentra publicado en la Internet;
- trabajar en entornos seguros, es decir en dominios «https»;
- utilizar sistemas de organización para trabajos en grupo que nos permitan monitorear el estado del avance, es decir volver al viejo método japonés desarrollado por Toyota conocido como Kanban (en la actualidad herramientas como Assembla y Trello puede ser de gran utilidad para esta gestión);
- compartir la información en línea y en todo momento con los participantes de los proyectos, explotando al máximo herramientas como GSuit de Google y Dropbox donde la información puede ser editada en tiempo real por y lo más importante no tendremos problemas de licencias;
- utilizar plataformas seguras de vinculación entre empresa-colaboradores-clientes donde podamos tener centralizada la información y descentralizadas las tareas.
Algo muy importante que se debe entender es que la simple conexión remota por sí sola no soluciona los problemas de comunicación que deben ser articulados entre los directivos de la empresa, sus colaboradores y los clientes, los principales interesados en recibir el producto de nuestro trabajo. Es decir, que podamos conectar a todas las terminales de trabajo con un servidor central en donde se comparte la información no garantiza que el flujo de trabajo continúe con el mismo ritmo al que estamos acostumbrados a gestionarlo. Pues aquí es a donde empieza a desplegarse el amplio abanico de alternativas que existen el mercado para organizar el trabajo en grupo y alcanzar resultados satisfactorios.
Ya lo decía el famoso Stephen Covey cuando popularizó la matriz de gestión del tiempo de Eisenhower a donde nos invita a replantear las tareas que realizamos de forma cotidiana evaluándolas en función a su grado de urgencia e importancia. Seguramente para muchos líderes empresarios y gestores de negocios esto es claramente una obviedad pero aunque parezca mentira es muy poco el tiempo que ellos dedican a realizar tareas internas tendientes a mejorar resultados de gestión ya que lo que es importante rara vez es urgente.
Este estado de crisis nos pone a todos en pie de igualdad, el asilamiento es total y es recién ahí en la urgencia donde el tiempo invertido en tareas importantes cobra relevancia.
Para implementar un sistema de trabajo remoto no solo debemos evaluar la factibilidad técnica requerida por la empresa sino también el recurso humano. Es fundamental que todos los participantes del sistema tengan una conducta proactiva tendiente a nutrir el sistema con información de relevancia. Siempre es prudente determinar un periodo de prueba y someter el sistema a los procedimientos ordinarios de la empresa para evaluar su comportamiento. Recodemos que el sistema de colaboración entre participantes funciona apropiadamente cuando cada uno de ellos puede mejorar su nivel de organización laboral y ubicarlo por sobre el estándar, no olvidemos nunca que hay 2 capacidades sin precio, la primera es la capacidad de pensar (conducta proactiva) y la segunda la capacidad de hacer las cosas por el orden de su importancia (matiz de gestión del tiempo).
Autor: Pablo Morales
Informa: contadoresrosario.com